Kenniscentrum Leiden (met volmacht van VACO/SVOB/SICB) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kenniscentrum Leiden houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat Kenniscentrum Leiden in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze respecteert.

Als Kenniscentrum Leiden zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Kenniscentrum Leiden verwerkt voor administratieve doeleinden, om communicatie te kunnen onderhouden en om uitvoering te kunnen geven aan een opdracht. De grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht. Voor deze doelstelling kan Kenniscentrum Leiden de volgende persoonsgegevens vragen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geslacht, adres, telefoonnummer, emailadres, LinkedIn, IP adres. Uw persoonsgegevens worden voor genoemde verwerking door Kenniscentrum Leiden gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar opgeslagen.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden en hun personeel
Persoonsgegevens van verenigingsleden, met inbegrip van natuurlijke personen in dienstverband werkzaam bij verengingsleden worden door Kenniscentrum Leiden verwerkt voor administratieve doeleinden, voor het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst, en voor het uitvoering geven aan de afwikkeling van klachten en geschillen. De grondslag voor deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst. Voor deze doelstelling kan Kenniscentrum Leiden de volgende persoonsgegevens vragen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres, telefoonnummer, emailadres, opleiding, LinkedIn, IP adres. Uw persoonsgegevens worden voor genoemde verwerking door Kenniscentrum Leiden gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar opgeslagen.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief (VACO Mailing) abonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Kenniscentrum Leiden verwerkt voor het informeren van deze personen door middel van nieuwsbrieven. Grondslag voor deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst. Voor deze doelstelling kan Kenniscentrum Leiden de volgende persoonsgegevens vragen: e-mailadres. Uw persoonsgegevens worden voor genoemde verwerking door Kenniscentrum Leiden gedurende de periode dat men op de Nieuwsbrief is aangemeld verwerkt.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder/lobbycontacten en/of geïnteresseerden Persoonsgegevens van prospect, stakeholder/lobbycontacten en/of geïnteresseerden worden door Kenniscentrum Leiden verwerkt voor informatieverstrekking en/of gerichte contacten. Grondslag voor deze persoonsgegevens is publicatie KvK, mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of koppeling via LinkedIn

Voor deze doelstelling kan Kenniscentrum Leiden de volgende persoonsgegevens vragen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres. Deze persoonsgegevens worden voor genoemde verwerking door Kenniscentrum Leiden opgeslagen gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect, stakeholder, lobbyist en/of geïnteresseerde.

Cookies
Kenniscentrum Leiden verzamelt gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen voor haar leden, teneinde de dienstverlening nader te kunnen afstemmen. De website www.vaco.nl maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die bij acceptatie op uw computer geplaatst worden) voor nadere analyse van het bezoeken van de website. De door het cookie gegenereerde informatie over het bezoek aan de website kan worden overgebracht naar beveiligde servers van Kenniscentrum Leiden of van de door haar ingeschakelde verwerker.  De informatie van de cookies wordt voor functionele doeleinden (versimpelen van het navigeren op de website) en voor analytische doeleinden gebruikt. Met de cookies worden geen persoonsgegevens opgeslagen of verwerkt.

Verstrekking aan derden
De aan Kenniscentrum Leiden verstrekte gegevens, kan zij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maakt Kenniscentrum Leiden gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van een digitale werkomgeving;
• het verzorgen van een internetomgeving van het AVG programma;
• het verzorgen van de (financiële) administratie;
• het verzorgen van kwaliteitscertificaten;
• het verzorgen van publicaties;
• het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Kenniscentrum Leiden geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee Kenniscentrum Leiden geen verwerkersovereenkomst heeft afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maakt Kenniscentrum Leiden uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zal Kenniscentrum Leiden de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dient Kenniscentrum Leiden medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kan Kenniscentrum Leiden persoonsgegevens delen met derden indien u hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Kenniscentrum Leiden verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Kenniscentrum Leiden verwerkt alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Kenniscentrum Leiden bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Kenniscentrum Leiden heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo heeft Kenniscentrum Leiden bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Kenniscentrum Leiden van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Kenniscentrum Leiden hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen;
• Kenniscentrum Leiden pseudonimiseert en zorgt voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Kenniscentrum Leiden maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Kenniscentrum Leiden test en evalueert regelmatig de genomen maatregelen;
• Kenniscentrum Leiden maakt gebruik van eigen beveiligde servers of van beveiligde servers van derden;
• Medewerkers van Kenniscentrum Leiden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke Kenniscentrum Leiden van u ontvangen heeft. U kunt ten alle tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door Kenniscentrum Leiden of door één van de door Kenniscentrum Leiden ingeschakelde verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door Kenniscentrum Leiden te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Kenniscentrum Leiden kan u vragen om u te legitimeren voordat zij gehoor kan geven aan voornoemde verzoeken. Mag Kenniscentrum Leiden uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan verzoekt Kenniscentrum Leiden u hierover direct contact met haar op te nemen. Komt Kenniscentrum Leiden er samen met u niet uit dan vindt zij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op met Kenniscentrum Leiden.

Kenniscentrum Leiden
Archimedesweg 31
2333 CM Leiden
info@kcleiden.nl